Boorberg Verlag

Mitarbeitertracking - Risikoverminderung für Geschäftsreisende

21.09.2014

Für die Sicherheitsverantwortlichen weltweit tätiger Unternehmen ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Risikolandschaften ihrer einzelnen Standorte und Zielmärkte erhebliche Herausforderungen. Besonders der Schutz von Geschäftsreisenden und Expatriats wird durch die geografische Distanz zwischen Einsatzort und Firmenzentrale erschwert.

Das Fehlen formeller Sicherheits- und Compliancestrukturen sowie belastbarer sozialer Netzwerke ist besonders in Schwellenländern problematisch, da die lokalen Behörden oft wenig hilfreich sind. Das Auswärtige Amt ist zwar per Gesetz zur Hilfe verpflichtet (§ 1 Abs. 2 S. 1 4. Alt. Gesetz über den Auswärtigen Dienst), dies entbindet aber den Arbeitgeber nicht von seiner Fürsorgepflicht. Die Botschaften vor Ort sind zudem nur sehr begrenzt in der Lage, tatsächlich Hilfe zu leisten: Es fehlt ihnen an den nötigen Ressourcen und sie müssen die Befindlichkeiten des Gastlandes respektieren. Bei größeren Krisen oder wenn Hilfe schnell erfolgen soll, ist die örtliche Botschaft daher schnell überfordert.

Wiederum sind der eigenen Recherche bei Fluglinien, Krankenhäusern und Hotels durch Datenschutz und Diskretion Grenzen gesetzt. Lokale Dienstleister können zwar mit Recherchen vor Ort unterstützen, dies ist aber mit erheblichen Kosten verbunden. Und wenn kaum Informationen vorhanden sind, ist dies auch nur bedingt erfolgversprechend.

Was also tun, wenn sich Krisen in Reiseregionen anbahnen, ein Mitarbeiter im Ausland vermisst wird oder in Not gerät? Oft krankt es an schnellen und effektiven Hilfsmaßnahmen. An dieser Stelle setzen Smartphone-basierte Trackinglösungen an.

Das Smartphone als Multitool

Kern dieser Angebote ist die Tracking-Software selbst, die in der Regel plattformunabhängig auf die bestehenden Kommunikationsmittel mit den Betriebssystemen Android, iPhone, Windows Phone oder Blackberry aufgespielt wird. Eine sinnvolle Ergänzung, auf die Käufer achten sollten, ist die Implementation eines Nachrichtendienstes, der ständig qualifizierte Sicherheitslagemeldungen – durch eine Analyseabteilung geprüft – veröffentlicht. Dieses Informationsangebot richtet sich zum einen an die Sicherheitsverantwortlichen, die sich so jederzeit und schnell einen globalen Überblick über Ereignisse in Ländern mit Geschäftsaktivitäten verschaffen können. Zum anderen auch an die reisenden Mitarbeiter, die meist dankbar für den Zugang zu einem unkomplizierten und auf ihren Reiseorte zugeschnittenen Newsticker sind.

In dieser Kombination kann man bereits von einer integrierten Tracking-Lösung sprechen, die Unternehmen bei der Wahrnehmung der rechtlich verankerten Fürsorgepflicht hilft –  Stichwort: Compliance. Nicht zu vergessen, wird dadurch die Sicherheit der wichtigsten Unternehmensressource, der Mitarbeiter, durch schnellen Informationsfluss und im Krisenfall durch präzise Ortung erhöht.

Wie funktioniert die Lokalisierung der Mitarbeiter?

Eine Tracking-App  auf dem Smartphone des Reisenden sendet Positionsdaten in regelmäßigen Abständen an einen Server. Eine Informationsübersicht mit Weltkarte, welche die Aufenthaltsorte der Mitarbeiter anzeigt, ist bei den meisten Anbietern Browser-basiert, d.h. plattformunabhängig und von jedem internetfähigen Rechner abrufbar. Im Krisenfall kann so der Aufenthaltsort des Mitarbeiters schnell und ortsgenau ermittelt werden. Sogar wenn der Mitarbeiter keinen Empfang mehr hat, kann eine Eingrenzung des Aufenthaltsortes mittels der zuvor gespeicherten GPS-Daten erreicht werden.

Neben der Lokalisierung einzelner Mitarbeiter lässt sich so bei regional begrenzten Ereignissen,  wie z.B. einem Erdbeben, mittels Filter feststellen, wie viele und welche Mitarbeiter sich im betroffenen Gebiet befinden. Eine sofortige ortsgenaue Lokalisierung kann im Notfall eine entscheidende Zeitersparnis darstellen und Krisenmaßnahmen deutlich beschleunigen. Zudem hilft es, Kosten für das Kontaktieren beziehungsweise Auffinden gefährdeter oder vermisster Mitarbeiter signifikant zu senken.

Den Datenschutz im Blick, empfiehlt es sich, sämtliche Daten im System anonymisiert zu hinterlegen, so dass eine Identifizierung der Mitarbeiter nur in Rücksprache bzw. mit Freigabe der zuständigen Personalabteilung des Unternehmens möglich ist.

Schließlich werden die Versendung und der Empfang aller Nachrichten protokolliert, d.h. Unternehmen können die Wahrnehmung ihrer Informationspflichten lückenlos nachweisen.

Nutzerorientierte Informationsversorgung

Grundlage einer jeden rechtskonformen Auslandssicherheit ist, dass Reisende umfassend über die spezifischen Risiken im jeweiligen Reiseland informiert werden. Gut informierte Mitarbeiter tragen nicht nur zur Enthaftung des Unternehmens bei, sondern sind auch besser in der Lage, Risiken  einzuschätzen und diesen so bewusst aus dem Weg zu gehen. Ein entscheidender Vorteil von integrierten Tracking-Lösungen stellt dabei der Fokus auf den Endnutzer dar: Mitarbeiter werden hier bei Einreise automatisiert durch die Software mit Informationen versorgt.

Nach Ankunft erkennt das Smartphone sofort das jeweilige Land anhand der GPS-Daten  und des Kommunikationsnetzes. Es bietet sich deshalb an, eine automatisierte Willkommens-SMS mit einem Link zur jeweiligen Länderkurzinformation direkt an den Reisenden zu verschicken. Zudem sollte die App die hinter einer Notfalltaste (z.B. SOS-Button) hinterlegten Telefonnummern landesspezifisch anpassen, so dass der Mitarbeiter in Notsituationen schnell Hilfe rufen kann.

Bei aktuellen Veränderungen der Sicherheitslage (Demonstrationen, Naturereignisse, Schließung von Flughäfen usw.) bekommen Mitarbeiter dann aktuelle und regional relevante Warnhinweise direkt auf ihr Smartphone gesendet.

Technische Voraussetzung

Für die Funktionsweise einer Tracking-App ist natürlich eine mobile Datenverbindung nötig, für deren Bereitstellung und Kosten der Kunde verantwortlich ist. Zu beachten ist, dass die Daten- bzw. SMS-Verbindung mit SIM-Karten deutscher Mobilfunkanbieter in einigen wenigen Ländern aufgrund fehlender Roaming-Abkommen nicht möglich ist. Dort müssen für die fraglichen Länder SIM-Karten der jeweiligen lokalen Mobilfunkanbieter vorgehalten werden.

Möglichkeit zur Kontaktaufnahme im Krisenfall

Nach Drücken der Notfalltaste in der App stehen Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Hilfe zu erhalten: Grundsätzlich sollte immer die Erreichbarkeit lokaler Sicherheitsbehörden, wie Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste auf Knopfdruck verfügbar gemacht werden. Zusätzlich sollten die Reisenden jederzeit per Knopfdruck ihre aktuelle Position übermitteln können, um in unsicheren Lagen –  und sei dies nur gefühlt –  präventiv zu handeln.

Von besonderem Wert ist die Erreichbarkeit einer zentralen 24/7-Krisenhotline. Unternehmen können jedoch nur selten eine spezifisch sicherheitsbezogene Telefonzentrale unterhalten. Zur Entlastung bieten Sicherheitsdienstleister zertifizierte Einrichtungen nach DIN EN 50518 und hierfür geschultes Personal an. Das Fachpersonal kann im Krisenfall die Notfallkette einleiten und den hilfesuchenden Mitarbeiter mit ersten Schritten in der Problemlösung unterstützen. Bei Bedarf werden zusätzlich Maßnahmen in enger Abstimmung mit den jeweiligen Verantwortlichen des betroffenen Unternehmens in den Bereichen Sicherheit, medizinische Unterstützung oder anderen Serviceleistungen (z.B. Flugbuchungen) veranlasst.

Fazit

Mitarbeitertracking per Smartphone ist modern, sieht gut aus, aber das Wichtigste: es wirkt!

Noch dazu ist es unschlagbar kostengünstig –  kaum teurer als die Sitzplatzreservierung der Reise. Wichtig ist jedoch, dass sich die Nutzer, d.h. sowohl die Sicherheitsverantwortlichen als auch die reisenden Mitarbeiter über die durchaus vorhandenen technischen Grenzen im Klaren sind. Mitarbeitertracking per Smartphone ist nicht der Weisheit letzter Schluss, aber eine sinnvolle Ergänzung für die Reisesicherheit.

Praxishinweise

  • Für die Präzision der Ortung ist maßgeblich die GPS-Positionsbestimmung verantwortlich. Die diversen Systemanbieter verweisen gerne auf ergänzende Ortungsmechanismen. Dies funktioniert meist gut. Trotz vielfältiger Versprechungen seitens der Anbieter – in der Regel ohne auf Details einzugehen – dürfen Sie ohne direkte GPS-Daten keine genauen Standortbestimmungen erwarten. Spannen von mehreren hundert Metern sind normal.
  • Der größte Schwachpunkt der App-basierten Ortung ist die begrenzte Durchhaltefähigkeit der heute verwendeten Smartphone-Akkus. In der Regel müssen die Geräte einmal am Tag zum Aufladen an das Stromnetz, zumal die Positionssuche mit GPS einen zusätzlichen Stromverbrauch bedeutet.
  • Die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter sind schützenswert. In größeren Unternehmen wacht darüber meist der Betriebsrat. Achten Sie darauf, dass Mitarbeitertracking als Sicherheitsangebot, nicht als Pflicht oder Überwachung wahrgenommen wird. Gute Systemlösungen erlauben den reisenden Mitarbeitern eigenverantwortlich ihren Tracking-Status zu verwalten.
  • Sowohl für die eigenverantwortliche Konfiguration durch den Mitarbeiter als auch für die Akzeptanz der regelmäßigen Nutzung, muss ein Trackingsystem so viel können wie nötig, aber auch so einfach zu bedienen sein wie möglich: Keep it simple!

 

Der Autor steht für Fragen gerne bereit: oliver.palkowitsch@gbp-security.com

Autor: Palkowitsch, Oliver

Anlass: Vorbereitung von Geschäftsreisen in Risikoländer

Der Schutz von Geschäftsreisenden und Expatriats in risikobehafteten Ländern stellt die Firmenzentrale oft vor große Herausforderungen. Smartphone-basierte Trackinglösungen können eine sinnvolle technische Ergänzung für die Reisesicherheit sein.

Sachbereich: A2 Aktuelles und Grundlagen - Sicherheitsrisiken/Bedrohungen

Schlagwörter: Geschäftsreisen, Reisesicherheit, Mitarbeitertracking, Smartphone, Tracking-App


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