Boorberg Verlag

Risiko- und Krisenkommunikation am Beispiel der Pandemie

03.11.2011

Die 13. Ergänzung zum Werk Ohder (Hrsg.), Unternehmensschutz - Praxishandbuch ist in Vorbereitung und erscheint Anfang 2012. Hier ein Vorabdruck in Kurzfassung.

Pandemieplanung in Unternehmen

Die Befürchtung, die Pandemie habe unkontrollierbare Auswirkungen, Todesfälle und Kollateralschäden auch nach Grippeimpfungen, waren 2010 zunächst angebracht, in der Gesamtheit aber überzogen. In Unternehmen mussten deshalb Rahmendefinitionen, Bedingungen und Anweisungen erarbeitet werden, damit die Geschäftstätigkeit mit reduzierten Resourcen und Dienstleistungen, je nach Scenario, für einen begrenzten Zeitraum fortgeführt werden konnte.

Konzept Pandemieplanung

Das Konzept Pandemieplanung als Sonderform der Notfall-Planung ist modular gestaltet.
Die Maßnahmenplanung umfasst als Baustein im Krisenmanagement die Themenbereiche:
  • Infomations-/Kommunikationsmanagement,
  • Business Continuity Management/Notfallmanagement,
  • Notfallpläne IT,
  • Logistik/Infrastruktur und
  • Einsatzfähigkeit.
Das Beispiel-Unternehmen verfügt über Maßnahmen für einen reduzierten Personaleinsatz an unterschiedlichen operativen Positionen, längeren Stromausfall, Serverausfall, Daten-/IT-Verlust, Verlust der Verwaltung durch Feuer oder andere Groß-/Personenschäden bei Kunden, dolose, insbesondere vorsätzlichen Handlungen von Mitarbeitern und Außenwirkungen in Medien. Zur Pandemie selbst hatte jeder Mitarbeiter das Wichtigste aus den Medien erfahren, dennoch wurden im Konzept Pandemieplanung die Mitarbeiter zu den bisherigen Erkenntnissen der Influenza-Pandemie als auch zum Zweck und Ziel der Pandemieplanung sowie
zur aktuellen Entwicklung schon aus Fürsorgegründen informiert.
Das Unternehmen hat nur einen Pandemiebeauftragten gebunden, der das Konzept nach Vorplanung geeigneter abgestufter Maßnahmen erarbeitet hat:
  • Zu Informationen zur Influenza-Pandemie sowie der Business-Continuity-Pläne,
  • zu Pandemieplanung, Aktivierung des Krisenstabes, Verantwortlichkeiten,
  • zu notwendigen Maßnahmen vor, während und nach der Influenza-Pandemie,
  • zu Entscheidungen für den Business-Continuity-Plan (BCP).
Frühzeitig wurden alle Mitarbeiter durch ein Merkblatt Hygiene- und Verhaltensmaßnahmen informiert, Desinfektionsmittel beschafft und die persönliche Schutzausrüstung vervollständigt. Fachabteilungen beschäftigten sich ebenso mit der Frage, ob eine "höhere Gewalt" gegeben sein könnte bzw. welche arbeitsrechtlichen Besonderheiten zu bewältigen waren.
Situationsbeschreibungen mit Handlungsempfehlungen, z.B. Ansteckungsgefahr, wurden dem Management angeboten. In den vertraulichen Unterlagen wurden die "Alarmierungsdaten" des Krisenmanagements und bedeutender Institutionen zusammengefasst. Im Krisenfall alarmiert ein Beauftragter einer 24-stündig besetzten Zentrale alle erforderlichen Führungskräfte des Krisenstabes, sofern keine automatische Alarmierung ausgelöst wird.

Probleme der Nachunternehmer

In der Regel werden vertraglich oft Nachunternehmer gebunden, welche für die Existenz des Unternehmens ebenfalls von großer Bedeutung sind. Da die Pandemie in keinem Fall als "höhere Gewalt" eingestuft wurde, sind alle privatvertraglich geschlossenen Verträge ohne Rücksicht auf die Größe des Kunden oder das Produkt oder die "kritische Infrastruktur" zu erfüllen. Und dies ist für die Sicherheitsdienstleistungsunternehmen, welche ihre Dienstleistungen mit ca. 95 % durch Personalmaßnahmen erbringen, besonders kritisch.

Maßnahmen des Pandemiebeauftragten

Die Influenza-Pandemie ist je nach Krankheitsverlauf für die wirtschaftliche Situation eines jeden Unternehmens ein hohes Risiko. Präventionsmaßnahmen müssen frühzeitig initiiert und während der Krise permanent situationsbezogen angepasst werden. Zur Erfassung von Schweinegrippefällen und um regionale Schwerpunkte zu erkennen und entsprechend zu reagieren, hatte der Pandemiebeauftragte ein Meldeformular entwickelt, mit dem alle Verdachtsfälle an eine 24-stündig erreichbare Zentrale gemeldet werden mussten.
Die Maßnahmenabfolge ist oft das Ergebnis von vorherigen Recherchen, z.B. mit Betriebsärzten, Gesundheitsämtern oder sonstigen Behörden, oder sei es nur die Organisation von Videokonferenzen
für den Fall, dass Geschäftsreisen eingeschränkt werden müssen. Je nach Eskalation der Situation hat die "kritische Infrastruktur" (Krankenhäuser, Energieversorger u.a.) durch staatliche Einschränkung Vorrang bis hin zu Abschaltungen von Telefon- bzw. Kommunikationsnetzen.
In dieser Zeit sind weiterhin Sicherheitsdienstleistungen, z. B. auch für Unternehmen der kritischen Infrastruktur zu erbringen. Ausnahmen für Netzfreischaltungen durch die Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post sind selten. Planungen zu Bargeldreserven sind ebenso wichtig wie die Bevorratung von Treib- und Betriebsstoffen, Strom, Wasser, Gas und IT-Wartung.

Eskalieren der Lage

Das Beispiel der Pandemie zeigt, wie die Lage eskalieren kann, so dass z.B. wenig oder kaum noch Personal am Arbeitsplatz vorzufinden ist. In derartigen Situationen ist möglicherweise die kritische Infrastruktur so weit gefährdet, dass selbst Unternehmen mangels Energieressourcen oder Personal Teile des Unternehmens oder das ganze Unternehmen schließen müssen, meist als Folge des ebenfalls stark beeinträchtigten öffentlichen Verkehrs. Je nach vertraglicher Vereinbarung können Zulieferer andere Industriezweige nicht mehr unterstützen,sodass die Wirtschaft zu großen Teilen zusammenbricht und das Bankensystem in Mitleidenschaft zieht. In diesem, hoffentlich nie eintretenden Fall, könnte sogar die Versorgung der Bevölkerung nicht mehr gesichert sein.

Business Continuity Plan

Es ist von Vorteil, dass man die Pandemie-Phasen analog eines ansteigenden Hochwassers kontinuierlich beobachtet, weitgehend Abwehrmaßnahmen vorausplant und diese sukzessive anwendet. Das Vorausplanen kritischer unternehmensbezogener Situationen, und wie man den Geschäftsbetrieb unter diesen Bedingungen aufrechterhält oder fortsetzen kann, wird in sog. Business Continuity Plänen (BCP) dokumentiert. Das sind Hilfen für mögliche Szenarien, die aus realen Krisensituationen fortentwickelt werden müssen. Jedes Unternehmen muss seine kritischen Prozesse in der Wertschöpfungskette selbst bestimmen und für seine Kunden jeweils einen Plan erarbeiten.
Im BCP-Praxisbeispiel für die Pandemie wurden als Teil des Notwehr- und Gefahrenabwehrplans auf das jeweilige Scenario abgestimmte Ereignisse zur vereinbarten Dienstleistung gestufte Maßnahmen für den Ausfall von Mitarbeitern festgelegt. Anmerkungen können Maßnahmenplanungen unterstützen.

Praxishinweise

  • Die positive Erscheinung aus der Pandemie war, dass sich erstmals vermehrt Unternehmen Gedanken zum Risiko- und Krisenmanagement sowie zur Fortsetzung der Geschäftstätigkeit in Krisensituationen gemacht und Business Continuity Pläne erarbeitet haben.
  • Der Business Continuity Plan dokumentiert kritische unternehmensbezogene Situationen und die Aufrechterhaltung und Fortsetzung des Geschäftsbetriebs unter diesen Bedingungen.
  • Die getroffenen Maßnahmen und Abläufe sind nach der Pandemie kritisch zu hinterfragen und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Autor: Hans-Peter Hirschmann

Anlass: Pandemieplanung, Business Continuity Plan

Die Pandemie mit dem Schweinegrippe-Virus A/H1N1 hatte sich in einem kurzen Zeitraum bewegt und aufgrund der anstehenden Gefahr mit sich ständig überschlagenden Informationen der Medien Aufregung verursacht. Nicht nur der Krankheitszustand der Mitarbeiter hat die Unternehmen belastet sondern auch die Organisation für zusätzliche Unternehmensstrukturen. Es war zweckmäßig, die Pandemieplanung möglichst "schlank" abzufassen, um nicht noch zusätzlich Ressourcen zu verbrauchen.

Sachbereich: C2 Krisenmanagement/Gefahrenabwehr - Betriebliche Gefahrenabwehr

Schlagwörter: Pandemie, Business Continuity Plan, Krisenkommunikation


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